A. Pengertian dan Proses Komunikasi Bisnis
Dalam dunia bisnis yang
berskala kecil, menengah maupun besar, orang-orang yang berkecimpung di
dalamnya (para pelaku bisnis) tidak dapat terlepas dari kegiatan komunikasi.
Oleh Karena itu, bagi mereka komunikasi merupakan factor yang sangat penting
demi pencapaian tujuan suatu organisasi. Mereka dapat menggunakan berbagai
media komunikasi yang ada, baik yang konvensional maupun yang elektronik sebagai
sarana penyampaian pesan-pesan bisnis.
Komunikasi antarpribadi
merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih
denga menggunakan Bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan
cenderung lebih fleksibel (luwes) dan informal.
Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk
komunikasi yang dilakukan antar dua orang atau lebih yang masing-masing
memiliki budaya yang berbeda Karena perbedaan geografis tempat tinggal.
B. Proses Komunikasi
Menurut Courtland L Bovee dan Jhon V. Thilt dalam
Business Communication Today, proses komunikasi ( Comunication
Process ) terdiri atas enam tahap, yaitu :
a. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.
b. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.
c. Pengirim menyampaikan pesan.
d. Penerima menerima pesan
e. Penerima menafsirkan pesan
f. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik
kepada
Pengirim
Dalam proses komunikasi sebelum
mengirimkan pesan, komunikator akan
terlebih dahulu mengemasnya dalam bentuk yang dianggap
sesuai dan dapat
diterima serta dimengerti oleh komunikan. Pengemasan pesan
ini dinamakan
encoding. Encoding secara harfiah berarti memasukkan dalam
kode. Dengan
encoding itu komunikator memasukkan atau mengungkapkan
perasaannya ke
dalam kode atau lambang dalam bentuk kata-kata atau non
kata, seperti raut wajah,
atau gerak-gerik.
Setelah pesan sampai pada komunikan,
bila ada feedback, maka komunikan akan bertindak sebagai komunikator, yaitu
memasukkan kode yang disebut decodinguntuk disampaikan kembali kepada komunikator.
Proses komunikasi dapat digambarkan sebagai berikut :
Proses komunikasi harus merupakan komunikasi dua arah.
Yakni, pengirim menuliskan dan mengirimkan pesan melalui media yang dipilihnya,
dan penerima pesan menuliskan kembali pesan yang telah dia terima, serta
menyampaikan bahwa pesan telah diterima dengan baik dan benat. Dalam proses
komunikasi dapat terjadi gangguan ( noise) yang disebabkan oleh berita yang
disampaikan tidak jelas, sehingga penerima mengartikannya tidak secara
menyeluruh, atau gangguan lain yang mempengaruhi media komunikasi. Proses
komunikasi mempunyai dua model yaitu model linier dan model sirkuler.
1. Model linier
Model ini mempunyai ciri sebuah proses yang hanya terdiri
dari dua garis lurus, dimana proses komunikasi berawal dari komunikator dan
berakhir pada komunikan.
2. Model sirkular
Pada model sirkuler proses komunikasi berawal dari sender kepada
receiver kemudian receivermemberikan umpan balik ( Feedback ), dan proses ini
bisa berulang-ulang sehingga membentuk lingkaran.
C. Komunikasi yang Efektif
Komunikasi yang efektif tentu saja akan dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi. Bagaimana mengatasi berbagai hambatan dalam komunikasi? Untuk dapat mengatasi berbagai rintangan dalam komunikasi, maka perlu diperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1. Membuat suatu pesan secara
lebih berhati-hati.
Langkah pertama yang
perlu Anda perhatikan dalam berkomunikasi adalah Anda perhatikan apa yang
menjadi maksud dan tujuan berkomunikasi dan audience Anda. Katakan apa yang
dikehendaki oleh audience Anda, gunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah
dipahami, tidak bertele-tele, jelaskan point-point yang penting, dan jangan
lupa tekankan dan telaah ulang point-point yang penting.
2. Minimisasi gangguan dalam proses komunikasi.
Melalui pemilihan
saluran komunikasi secara berhati-hati, Anda akan dapat membantu audience Anda
untuk dapat memperhatikan apa pesan yang Anda sampaikan. Kalau suatu pesan
disampaikan secara lisan, maka perlu diperhatikan bagaimana lokasi atau tempat
penyampaian pesan yang nyaman, tenang, akustik/sound system yang baik, tempat
duduk yang teratur, rapi, nyaman, ruangan yang sejuk, dan sebagainya. Pendek
kata, Anda harus berupaya agar penyampaian pesan-pesan sampai pada sasaran yang
dikehendaki tanpa adanya gangguan yang berarti.
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan.
Agar pemberian umpan
balik (feedback) tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, maka
Anda harus dapat merencanakan bagaimana dan kapan suatu pesan yang disampaikan
kepada penerima. Kalau Anda menghendaki umpan balik secara cepat, maka Anda
dapat memilih sarana komunikasi yang cepat baik melalui tatap muka ataupun
melalui telepon. Kalau menurut Anda, umpan balik kurang begitu penting, maka
Anda dapat menggunakan sarana lewat tulisan (surat) dalam penyampaian suatu pesan.
D. Hambatan dalam Komunikasi
Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut:
1). Hambatan Teknis
Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang
memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan
pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi,
akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi
dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat
diandalkan serta lebih efisien.
2). Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses
penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi
atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas,
akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.
Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yangdigunakannya.
3). Hambatan Manusiawi
Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah
pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik
komunikator maupunkomunikan.Perbedaan latar belakang perbendaharaan bahasa, dan
pernyataan emosional, juga dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara
pengirim dan penerima pesan.
Masalah-masalah tersebut antara lain :
1. Masalah dalam mengembangkan pesan.
2. Masalah dalam menyampaikan pesan.
3. Masalah dalam menafsirkan pesan.
Mengatasi Hambatan Komunikasi Bisnis
Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif
diperlukan beberapa persyaratan, atara lain : persepsi, ketetapan,
kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian. Komunikasi yang efektif
dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal
sebagai berikut:
1. Membuat satu pesan secara lebih
berhati-hati
2. Minimalkan gangguan dalam proses
komunikasi
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si
Pengirim dan si penerima pesan
Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :
Hambatan yang berasal dari perbedaan individual
manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan
mendengarkan, pencarian informasi, penyaringan informasi. Hambatan yang
ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan
budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut .
Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
Dalam lingkup organisasi, tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat. Dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi.
Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies antara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang / level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Sumber :
• Buku Komunikasi Bisnis edisi ke 4 ( Djoko
Purwanto )
• Etika Profesi dan Profesional Bekerja, Nur
Kasanah, S.E. Depdikbud