Komunikasi Bisnis

A. Pengertian dan Proses Komunikasi Bisnis

Dalam dunia bisnis yang berskala kecil, menengah maupun besar, orang-orang yang berkecimpung di dalamnya (para pelaku bisnis) tidak dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh Karena itu, bagi mereka komunikasi merupakan factor yang sangat penting demi pencapaian tujuan suatu organisasi. Mereka dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik yang konvensional maupun yang elektronik sebagai sarana penyampaian pesan-pesan bisnis.

Komunikasi antarpribadi merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih denga  menggunakan Bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebih fleksibel (luwes) dan informal. Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antar dua orang atau lebih yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda Karena perbedaan geografis tempat tinggal.

B. Proses Komunikasi

Menurut Courtland L Bovee dan Jhon V. Thilt dalam

Business Communication Today, proses komunikasi ( Comunication Process ) terdiri atas enam tahap, yaitu :

a. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.

b. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.

c. Pengirim menyampaikan pesan.

d. Penerima menerima pesan

e. Penerima menafsirkan pesan

f. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada

Pengirim

Dalam proses komunikasi sebelum mengirimkan pesan, komunikator akan

terlebih dahulu mengemasnya dalam bentuk yang dianggap sesuai dan dapat

diterima serta dimengerti oleh komunikan. Pengemasan pesan ini dinamakan

encoding. Encoding secara harfiah berarti memasukkan dalam kode. Dengan

encoding itu komunikator memasukkan atau mengungkapkan perasaannya ke

dalam kode atau lambang dalam bentuk kata-kata atau non kata, seperti raut wajah,

atau gerak-gerik.

Setelah pesan sampai pada komunikan, bila ada feedback, maka komunikan akan bertindak sebagai komunikator, yaitu memasukkan kode yang disebut decodinguntuk disampaikan kembali kepada komunikator. Proses komunikasi dapat digambarkan sebagai berikut :

Proses komunikasi harus merupakan komunikasi dua arah. Yakni, pengirim menuliskan dan mengirimkan pesan melalui media yang dipilihnya, dan penerima pesan menuliskan kembali pesan yang telah dia terima, serta menyampaikan bahwa pesan telah diterima dengan baik dan benat. Dalam proses komunikasi dapat terjadi gangguan ( noise) yang disebabkan oleh berita yang disampaikan tidak jelas, sehingga penerima mengartikannya tidak secara menyeluruh, atau gangguan lain yang mempengaruhi media komunikasi. Proses komunikasi mempunyai dua model yaitu model linier dan model sirkuler.

1. Model linier

Model ini mempunyai ciri sebuah proses yang hanya terdiri dari dua garis lurus, dimana proses komunikasi berawal dari komunikator dan berakhir pada komunikan.

2. Model sirkular

Pada model sirkuler proses komunikasi berawal dari sender kepada receiver kemudian receivermemberikan umpan balik ( Feedback ), dan proses ini bisa berulang-ulang sehingga membentuk lingkaran.

C. Komunikasi yang Efektif

Komunikasi yang efektif tentu saja akan dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi. Bagaimana mengatasi berbagai hambatan dalam komunikasi? Untuk dapat mengatasi berbagai rintangan dalam komunikasi, maka perlu diperhatikan tiga hal sebagai berikut:

1.      Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati.

        Langkah pertama yang perlu Anda perhatikan dalam berkomunikasi adalah Anda perhatikan apa yang menjadi maksud dan tujuan berkomunikasi dan audience Anda. Katakan apa yang dikehendaki oleh audience Anda, gunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, tidak bertele-tele, jelaskan point-point yang penting, dan jangan lupa tekankan dan telaah ulang point-point yang penting.

2.      Minimisasi gangguan dalam proses komunikasi.

        Melalui pemilihan saluran komunikasi secara berhati-hati, Anda akan dapat membantu audience Anda untuk dapat memperhatikan apa pesan yang Anda sampaikan. Kalau suatu pesan disampaikan secara lisan, maka perlu diperhatikan bagaimana lokasi atau tempat penyampaian pesan yang nyaman, tenang, akustik/sound system yang baik, tempat duduk yang teratur, rapi, nyaman, ruangan yang sejuk, dan sebagainya. Pendek kata, Anda harus berupaya agar penyampaian pesan-pesan sampai pada sasaran yang dikehendaki tanpa adanya gangguan yang berarti.

3.      Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan.

        Agar pemberian umpan balik (feedback) tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, maka Anda harus dapat merencanakan bagaimana dan kapan suatu pesan yang disampaikan kepada penerima. Kalau Anda menghendaki umpan balik secara cepat, maka Anda dapat memilih sarana komunikasi yang cepat baik melalui tatap muka ataupun melalui telepon. Kalau menurut Anda, umpan balik kurang begitu penting, maka Anda dapat menggunakan sarana lewat tulisan (surat) dalam penyampaian suatu pesan.

D. Hambatan dalam Komunikasi

Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut:

1).  Hambatan Teknis

Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

2).  Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.

Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yangdigunakannya.

3).  Hambatan Manusiawi

Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupunkomunikan.Perbedaan latar belakang perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, juga dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan.

Masalah-masalah tersebut antara lain :

1.  Masalah dalam mengembangkan pesan.

2.  Masalah dalam menyampaikan pesan.

3.  Masalah dalam menafsirkan pesan.

Mengatasi Hambatan Komunikasi Bisnis

Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan, atara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian. Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:

1.  Membuat satu pesan secara lebih berhati-hati

2.  Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi

3.  Mempermudah upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan

Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan, pencarian informasi, penyaringan informasi. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut .

Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.

Dalam lingkup organisasi, tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat. Dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi.

Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies antara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang / level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

Sumber :

• Buku Komunikasi Bisnis edisi ke 4 ( Djoko Purwanto )

• Etika Profesi dan Profesional Bekerja, Nur Kasanah, S.E. Depdikbud